Administratie van je kapsalon zonder papierwerk en losse blaadjes.

Dagontvangsten per btw-tarief, klaar voor de aangifte

Wat je boekhouder elk kwartaal nodig heeft, is niet een lijst kastickets maar je omzet per dag, opgesplitst per btw-tarief en per betaalmethode. Dat overzicht komt rechtstreeks uit je kassa: elke bon is btw-conform met het juiste tarief per lijn, en de dagontvangsten-export sluit op je btw-aangifte.

Je stuurt één bestand door, of je geeft je boekhouder een eigen login. Die rol ziet enkel de cijfers, niet je klanten of je agenda.

Kas en Bancontact die kloppen zonder natellen

Elke betaling staat geregistreerd met haar methode: cash, Bancontact via de gekoppelde terminal of via een QR-code aan de kassa, cadeaubon, online voorschot. Bij gesplitste betalingen rekent de kassa zelf uit wat er nog openstaat, en cash-afronding wordt apart bijgehouden zodat ze niet in je omzet verdwijnt.

Op het einde van de dag draai je een X- of Z-rapport: omzet per betaalmethode, behandelingen apart van producten, en de correcties die er geweest zijn. Dat is het blad waarmee je je kassalade natelt.

Uren, aanwezigheden en de export voor het sociaal secretariaat

Werk je met personeel, dan wil je sociaal secretariaat elke maand de gewerkte uren. Roosters, verlof en werktijden staan per medewerker in de planning, medewerkers melden hun aanwezigheid aan, en de export voor het sociaal secretariaat haalt daar de uren uit die je moet doorgeven. Geen aparte urenlijst op papier meer. Aanwezigheden en die export zitten in het PRO-plan.

Omzet per kapper komt uit dezelfde bonnen, dus wie met commissie of omzetdoelen werkt, heeft de cijfers zonder een tweede lijst bij te houden.

De klantfiche als archief, niet de kaartenbak

Welke kleurformule iemand vorige keer kreeg, welke producten hij kocht, wanneer hij voor het laatst geweest is: dat staat op de klantfiche, gekoppeld aan de bonnen. Wie de klant overneemt, ziet het meteen. En wie na een jaar niet meer geweest is, vind je terug zonder door een kaartenbak te bladeren.

Wat dit niet is

Geen boekhoudprogramma en geen loonberekening. Je aangifte doet je boekhouder, je lonen berekent je sociaal secretariaat. Wat hier gebeurt, is dat de cijfers die zij nodig hebben correct en compleet uit je salon komen, zonder dat jij op zondagavond zit over te typen.