Kapsalon afspraaksysteem dat je agenda vult terwijl jij aan het knippen bent.

Knippen, kleuren en balayage zijn geen drie keer "een afspraak"

Een herenknipbeurt duurt een halfuur. Een kleuring met knipbeurt twee uur. Een balayage met toner drie uur, waarvan een groot deel inwerktijd. Zet je dat alles op één standaardduur, dan staat je agenda ofwel vol met gaten, ofwel loop je elke dag een uur achter.

Je zet elke behandeling daarom op als aparte dienst met een eigen duur en prijs, en je combineert waar het zinvol is: "Knippen + kleuren" is één keuze voor de klant, maar plant intern als twee stappen achter elkaar. De klant ziet alleen tijden die echt passen bij wat hij boekt.

Tijdens de inwerktijd ben jij vrij, en dat mag de agenda weten

Terwijl de kleur dertig minuten inwerkt, sta jij niet naast de stoel te wachten. In een gewone agenda blokkeert die halfuur toch jouw hele tijd. Dat is elke dag een of twee knipbeurten die je niet kan aannemen.

Hier deel je een behandeling op in fases, en geef je per fase aan of jij nodig bent en of de stoel bezet blijft. De inwerkfase houdt de stoel bezet maar jou niet, dus het systeem biedt die halfuur online aan voor een knipbeurt bij een andere klant. Je doet dat voor je drie drukste kleurbehandelingen; de rest mag gerust één blok blijven.

Jij kiest hoe je dag zich vult

Een agenda die klanten laat boeken waar ze willen, eindigt met een afspraak om 9u, een om 11u30 en een om 15u, en drie gaten waar niets meer in past. Daarom kies je zelf een strategie: afspraken zo vroeg mogelijk en compact inplannen, zo laat mogelijk, van ochtend en avond naar het midden toe, of enkel tijden aanbieden die strikt aansluiten op een bestaande afspraak.

Die laatste is de favoriet van wie alleen werkt: de klant ziet dan alleen "meteen na de vorige" of "vlak voor de volgende", en je dag blijft één aaneengesloten blok. Werk je met meerdere kappers, dan is "van beide kanten naar het midden" meestal de beste: de randen vullen eerst, de gaten blijven beperkt.

De klant kiest zijn kapper, of laat het aan jou

Vaste klanten willen hun vaste kapper. Nieuwe klanten willen gewoon de eerste vrije plek. Bij het boeken kiest de klant dus een naam, of "eender wie beschikbaar is", en dan verdeelt het systeem de afspraak over wie op dat moment vrij is.

Elke kapper heeft eigen werkuren, pauzes en verlof, en kan zelf zijn dag zien in de app. Wie de klant overneemt, ziet op de klantfiche wat er vorige keer gebeurd is: welke formule, welke lengte, waar de klant gevoelig voor is.

No-shows: eerst herinneren, dan een voorschot vragen

De bevestiging vertrekt meteen, de herinnering een dag op voorhand. Dat alleen haalt de "vergeten" no-shows eruit. De klant kan via die mail zelf verzetten of annuleren, wat je een telefoontje scheelt en de plek vrijmaakt voor iemand anders.

Voor lange behandelingen ga je een stap verder: je vraagt online een voorschot bij het boeken. Wie € 30 vooruitbetaald heeft voor zijn balayage, komt. Een annulering op het laatste moment gaat automatisch als last-minute plek naar je wachtlijst of naar de mensen die een wensmoment achterlieten.

Vaste klanten hoeven niet elke keer opnieuw te boeken

Een klant die elke vijf weken komt, plan je in één keer in als reeks: dezelfde dag, hetzelfde uur, dezelfde kapper, tot een einddatum die jij kiest. Niets meer herhalen, en de klant krijgt gewoon zijn herinneringen.

Wie liever niets vastlegt, boek je aan de kassa meteen opnieuw in terwijl hij afrekent. Dat is het moment waarop iedereen ja zegt.

Waar de klant boekt: je website, je Instagram-bio, je Google-profiel

Je krijgt één vaste boekingslink. Die zet je in je Instagram-bio, achter de knop "Afspraak maken" op je Google Bedrijfsprofiel, en op je eigen website als knop of als ingebouwde widget. Heb je nog geen website, dan krijg je er een bij je abonnement, met de boekingspagina erin.

De boekingspagina is gemaakt voor een telefoon, want daar komt dit verkeer vandaan, en je stemt de kleuren en teksten af op je eigen huisstijl.

En de klanten die je nog niet kennen: SalonFinder

Een boekingslink werkt voor wie je al kent. Voor wie in je gemeente "kapper" intikt en jou nooit gezien heeft, doet die niets. Dat gat vullen boekingsplatformen op, tegen commissie per afspraak, en de klant blijft van hen.

SalonFinder is onze eigen marktplaats: mensen zoeken op wat ze willen laten doen en waar ze wonen, en boeken rechtstreeks bij jou. Je profiel zit bij je abonnement, de boeking landt in dezelfde agenda, en er gaat geen commissie af.

Wat dit niet is

Geen boekingsplatform waar je klanten "van" het platform worden, en geen losse agenda-app: de afspraak wordt de bon, de bon wordt historiek, en de rapporten tellen alles samen. Het instellen van je behandelingen met de juiste duurtijden is de ene avond werk die je goed moet doen; daarna draait de agenda zichzelf.