Nagelstudio software die rekent met uithardtijd, refills en honderd potjes kleur.

Een set, een refill en een reparatie zijn drie verschillende diensten

Een volledige gellak-set, een BIAB-behandeling, een refill na drie weken en het herstellen van één gebroken nagel duren allemaal anders. Zet je die vier op één standaardduur van een uur, dan blokkeer je bij de korte behandelingen tijd die je niet nodig hebt en loop je bij de lange structureel uit.

Je zet ze daarom op als aparte diensten, elk met een eigen duur en prijs. Het gevolg is niet cosmetisch: een agenda waarin alles op een uur staat lijkt vol terwijl er ruimte is voor twee of drie korte klanten per dag. Je ziet die ruimte niet, dus je verkoopt ze ook niet.

Werk je met lengtes of vormen die merkbaar meer tijd kosten, dan zijn dat opnieuw aparte diensten in plaats van een opmerking bij de boeking.

Je bent niet je hele afspraak bezig met dezelfde klant

Tijdens het uitharden onder de lamp, of terwijl een masker inwerkt, sta jij er wel maar doe je niets. Toch blokkeert die tijd in de meeste agenda’s je hele stoel.

Je kan een behandeling opdelen in fases en per fase aangeven of jij effectief nodig bent en of de werkplek bezet blijft. Een fase waarin je vrij bent houdt de plek bezet maar jou niet, zodat er een korte behandeling van iemand anders tussen kan. Bij een studio waar veel gelakt wordt, is dat het verschil tussen zes en acht klanten op een dag.

Je hoeft dat niet voor alles te doen. Voor je twee of drie drukste behandelingen loont het; de rest mag gerust één blok blijven.

Refills zijn je echte omzet, niet de eerste afspraak

Gellak en acryl komen na drie tot vier weken terug. Wie dat aan het geheugen van de klant overlaat, verliest er structureel een deel van.

Het moment om dat op te lossen is terwijl de klant nog aan je tafel zit af te rekenen: je legt de volgende afspraak dan meteen vast. Voor wie niets wil vastleggen, kan je een herinnering laten vertrekken rond het moment dat de set toe is aan bijwerken, met je boekingslink erbij.

Met een beurtenkaart kan je nog een stap verder: de klant betaalt een reeks refills vooruit en jij boekt er per keer een af. Terugkomen wordt dan een gewoonte in plaats van een beslissing.

Kleur, basis en opbouw horen op de fiche, niet in je hoofd

Welk merk basegel, welke kleurcode, hoeveel lagen, welke vorm en welke lengte. Een klant die tevreden was wil dat letterlijk opnieuw, en jij wil dat niet elke keer opnieuw moeten uitvissen als er zes weken tussen zit.

Die gegevens staan op de klantfiche, samen met je notities en de volledige behandelhistoriek. Foto’s van het resultaat bewaar je als bijlage bij de klant, op privéopslag: zichtbaar voor jou en je medewerkers, niet voor de klant en niet voor het internet.

Publiceren is iets anders dan bewaren. Wil je een foto op je Instagram zetten, dan heb je daar toestemming van die klant voor nodig, en die toestemming vraag en bewaar je zelf. Het systeem doet dat niet voor je: het bewaart de foto veilig, meer niet.

Allergieën en reacties zijn hier geen detail

Reacties op bepaalde acrylaten en methacrylaten komen in deze sector vaker voor dan in de meeste andere salons, en ze bouwen op. Een klant die vorige keer een geïrriteerde nagelriem had, wil je daar nu geen tweede keer overheen gaan.

Dat zet je als notitie op de fiche, zodat het zichtbaar is voor wie de behandeling doet, ook wanneer dat een collega is die de klant niet kent. Werk je met een intakevraag bij het online boeken, dan kan je die vraag ook daar al stellen, zodat het antwoord meekomt met de afspraak in plaats van pas aan tafel boven te komen.

Verzorgingsolie en files verkopen zonder tweede systeem

De meeste nagelstudio’s verkopen naast de behandeling ook iets kleins: cuticle-olie, een file, een verzorgingsset, soms een cadeaubon. Belandt dat in een apart kasboekje, dan klopt je omzet nooit in één keer.

Behandeling en product gaan hier op hetzelfde ticket, gesplitst betalen kan (behandeling met kaart, potje cash), en wat je verkoopt of verbruikt gaat automatisch van je voorraad af.

Dat laatste is hier meer waard dan het klinkt. Een nagelstudio heeft vaak honderden potjes staan waarvan er dertig het werk doen; de rest verkleurt en droogt uit. Na een paar maanden zie je zwart op wit welke kleuren bewegen en welke je niet meer moet bijbestellen.

Je werkt alleen, misschien van thuis uit

Een groot deel van deze sector is één persoon: aan huis, in een ingerichte kamer, of op een gedeelde plek. Software wordt dan voorgesteld als iets voor "later, als het groter wordt". Dat is precies omgekeerd: jij bent degene zonder receptie die opneemt terwijl je aan het werk bent.

Wat je nodig hebt is beperkt: je diensten met de juiste duur, je openingsuren, en een boekingslink. Dat is een avond werk. Een kassalade, een bonprinter of een vaste computer heb je niet nodig; het werkt in de browser en er is een app voor iOS en Android, dus je telefoon volstaat.

Het instappakket rekent op één medewerker en kost € 16,58 per maand, zonder personeelsplanning of aankoopmodule die je toch niet gebruikt. Groei je later naar twee handen, dan betaal je er een medewerker bij in plaats van naar een ander systeem te moeten verhuizen.

Je klanten komen van Instagram, dus daar moet het boeken beginnen

Nagelstylisten werven vrijwel allemaal via Instagram: je werk is visueel en mensen zien in je feed iets dat ze willen. Wat er daarna gebeurt bepaalt of je die klant krijgt. Moet iemand je DM'en en wachten op antwoord, dan haakt een deel af en belandt de rest in een gesprek dat jij tussen twee klanten door moet bijhouden.

Je krijgt één vaste boekingslink. Die zet je in je bio en achter de actieknop op je profiel, en je plakt hem in je linkverzameling als je er een gebruikt. Wie erop klikt ziet jouw behandelingen met hun echte duur en prijs, kiest een moment dat effectief vrij is, en staat meteen in je agenda. Je hoeft niets over te typen.

De boekingspagina is gemaakt voor een telefoon, want daar komt dit verkeer vandaan, en je stemt de kleuren af op je eigen huisstijl zodat iemand die van je feed komt niet het gevoel heeft ergens anders geland te zijn.

En de klanten die je nog niet volgen: SalonFinder

Instagram werkt voor mensen die je al kennen. Voor wie in je gemeente naar een nagelstudio zoekt en jou nog nooit gezien heeft, doet het niets. Dat gat vullen boekingsplatformen op, en ze rekenen er een percentage van elke afspraak voor aan.

SalonFinder is onze eigen marktplaats: een plek waar mensen zoeken op wat ze willen laten doen en waar ze wonen, en waar ze rechtstreeks bij jou boeken. Je krijgt daar een profiel bij je abonnement, zonder extra kosten en zonder commissie per boeking. Wat er via SalonFinder binnenkomt, komt in dezelfde agenda terecht als de rest, en die klant is daarna van jou, niet van het platform.

Daar verschillen we van de rest: de meeste salonsoftware beheert enkel de klanten die je al hebt.

Wat dit niet is

Geen boekhoudprogramma: je omzet, je btw-overzichten en je dagrapporten haal je eruit, maar je aangifte doe je of laat je doen zoals altijd. Geen fotobewerking en geen social-mediaplanner. En geen tool die je klanten voor je aanschrijft zonder dat je dat zelf instelt.

Ook eerlijk: de eerste avond is werk. Je diensten met de juiste duurtijden ingeven is het enige stuk dat je echt goed moet doen, en het is meteen het stuk waarop studio’s die afhaken zijn gestruikeld.