Privacybeleid

1. Wie zijn wij?

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

We verwerken enkel persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het functioneren van onze diensten.

2.1 Gegevens die jij zelf verstrekt

• Naam en voornaam
• E-mailadres
• Telefoonnummer (optioneel)
• Bedrijfsgegevens (bv. salonnaam, adres, BTW-nummer)
• Inloggegevens (wachtwoorden worden gehasht — eenrichtingsversleuteling — opgeslagen)
• Facturatiegegevens

2.2 Gegevens van klanten van onze klanten (verwerkersrol)

Als salon kan je gegevens van eindklanten verwerken in SalonSolution. In dat geval handelt S-Solutions doorgaans als verwerker en jij als verwerkingsverantwoordelijke. Meer info vind je in onze verwerkersovereenkomst (DPA).

• Naam van klanten
• Contactgegevens (e-mail, telefoon)
• Reservatie- en afspraakgegevens
• Notities (indien ingevoerd)
• Betalingsstatus (geen kaartgegevens)
• Adresgegevens (indien ingevoerd)

2.3 Automatisch verzamelde gegevens

• IP-adres
• Browser- en apparaatgegevens
• Datum en tijd van toegang
• Beveiligings- en foutlogs

2.4 Gegevens uit onze online tools (zoals de Salon Efficiëntie-Check)

Vul je een publieke tool op onze website in, zoals de gratis Salon Efficiëntie-Check, dan bewaren we:

• Je antwoorden en de berekende scores (totaal en per onderdeel), en een eventuele omzetschatting
• Je e-mailadres
• Je akkoord voor e-mail en marketing, met datum en tijdstip (als bewijs van toestemming)
• Technische gegevens zoals je IP-adres en browsergegevens

We gebruiken deze gegevens om je het rapport te bezorgen en, als je daarvoor toestemming gaf, om je af en toe tips en aanbiedingen per e-mail te sturen (een korte opvolgreeks). Je kunt je op elk moment met 1 klik afmelden via de link onderaan elke mail, of je toestemming intrekken via steven@salonsolution.be. De rechtsgrond hiervoor is je toestemming.

3. Waarvoor gebruiken wij deze gegevens?

• Account aanmaken en beheren
• Reservaties en klantenbeheer mogelijk maken
• Facturatie en betalingen
• Communicatie (e-mail/SMS indien geactiveerd)
• Resultaten van onze online tools bezorgen (zoals de Salon Efficiëntie-Check), en met je toestemming opvolgmails met tips en aanbiedingen sturen
• Beveiliging, fraudepreventie en support
• Onderhoud en verbetering van de software
• Wettelijke verplichtingen

4. Rechtsgrond (AVG/GDPR)

• Uitvoering overeenkomst (leveren van de dienst)
• Wettelijke verplichting (bv. boekhouding)
• Gerechtvaardigd belang (beveiliging, verbetering, support)
• Toestemming (marketing, indien van toepassing)

5. Betalingen

Betalingen kunnen verlopen via externe providers (Stripe en Mollie). Wij bewaren geen volledige kaartgegevens. Deze providers kunnen als (zelfstandig) verwerkingsverantwoordelijke optreden voor betaalgegevens.

6. Cookies

We gebruiken functionele en beveiligingscookies. Meer info: Cookiebeleid.

7. Met wie delen wij gegevens?

Wij verkopen geen persoonsgegevens. We delen gegevens enkel wanneer dit nodig is voor onze dienstverlening, beveiliging of wanneer dit wettelijk verplicht is.

• Hosting & back-ups: Laravel Cloud (binnen de Europese Economische Ruimte)
• Transactionele en marketing e-mail: Postmark (verwerking mogelijk buiten de EER; passende waarborgen zoals SCC’s)
• SMS-communicatie: Twilio (verwerking mogelijk buiten de EER; passende waarborgen zoals SCC’s)
• Push notificaties: Google (Firebase Cloud Messaging) (verwerking mogelijk buiten de EER; passende waarborgen zoals SCC’s)
• Agenda-synchronisatie (optioneel, op verzoek van de gebruiker): Google Calendar (verwerking mogelijk buiten de EER; passende waarborgen zoals SCC’s)
• Betalingen: Stripe (verwerking mogelijk buiten de EER; passende waarborgen zoals SCC’s)
• Betalingen: Mollie (binnen de Europese Economische Ruimte)
• Overheden: wanneer wettelijk verplicht

8. Bewaartermijnen

• Accountgegevens: zolang het account actief is
• Facturatie: minstens 7 jaar (wettelijk)
• Audit logs (acties van gebruikers): maximaal 90 dagen
• Public API logs: maximaal 30 dagen
• Applicatie- en foutlogs: maximaal 14 dagen
• Logs kunnen langer bewaard worden indien noodzakelijk voor een lopend beveiligings- of fraudeonderzoek.
• Databaseback-ups: dagelijks, maximaal 7 dagen, waarna ze automatisch worden overschreven of verwijderd
• Gegevens uit online tools (bv. de Salon Efficiëntie-Check): zolang als nodig voor de opvolging en als bewijs van je toestemming; je kunt op elk moment verwijdering vragen

9. Beveiliging

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen. Voorbeelden hiervan zijn:

• Versleutelde communicatie (HTTPS/TLS)
• Wachtwoorden worden gehasht (eenrichtingsversleuteling) opgeslagen
• Rol- en rechtenbeheer
• Logging/monitoring
• Dagelijkse databaseback-ups (max. 7 dagen)
• Elke Klant beschikt over een afzonderlijke database, waardoor gegevens technisch gescheiden zijn van andere klanten
• Persoonlijke adresgegevens worden versleuteld opgeslagen en zijn enkel toegankelijk voor geautoriseerde systemen en gebruikers

10. Jouw rechten

Je hebt recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking, bezwaar en dataportabiliteit. Contacteer ons via steven@salonsolution.be.

11. Klachten

Je kan een klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit: gegevensbeschermingsautoriteit.be.

12. Contact

Vragen? Mail naar steven@salonsolution.be.