Privacybeleid

1. Wie zijn wij?

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

We verwerken enkel persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het functioneren van onze diensten.

2.1 Gegevens die jij zelf verstrekt

• Naam en voornaam
• E-mailadres
• Telefoonnummer (optioneel)
• Bedrijfsgegevens (bv. salonnaam, adres, BTW-nummer)
• Inloggegevens (wachtwoorden worden gehasht, met eenrichtingsversleuteling, opgeslagen)
• Facturatiegegevens

2.2 Gegevens van klanten van onze klanten (verwerkersrol)

Als salon kan je gegevens van eindklanten verwerken in SalonSolution. In dat geval handelt S-Solutions doorgaans als verwerker en jij als verwerkingsverantwoordelijke. Meer info vind je in onze verwerkersovereenkomst (DPA).

• Naam van klanten
• Contactgegevens (e-mail, telefoon)
• Reservatie- en afspraakgegevens
• Notities (indien ingevoerd)
• Betalingsstatus (geen kaartgegevens)
• Adresgegevens (indien ingevoerd)

2.3 Automatisch verzamelde gegevens

• IP-adres
• Browser- en apparaatgegevens
• Datum en tijd van toegang
• Beveiligings- en foutlogs

2.4 Gegevens uit onze online tools (zoals de Salon Efficiëntie-Check)

Vul je een publieke tool op onze website in, zoals de gratis Salon Efficiëntie-Check, dan bewaren we:

• Je antwoorden en de berekende scores (totaal en per onderdeel), en een eventuele omzetschatting
• Je e-mailadres
• Je akkoord voor e-mail en marketing, met datum en tijdstip (als bewijs van toestemming)
• Technische gegevens zoals je IP-adres en browsergegevens

We gebruiken deze gegevens om je het rapport te bezorgen en, als je daarvoor toestemming gaf, om je af en toe tips en aanbiedingen per e-mail te sturen (een korte opvolgreeks). Je kunt je op elk moment met 1 klik afmelden via de link onderaan elke mail, of je toestemming intrekken via privacy@salonsolution.be. De rechtsgrond hiervoor is je toestemming.

2.5 Gegevens van bezoekers van SalonFinder

Voor onze publieke salongids SalonFinder zijn wij zelf verwerkingsverantwoordelijke. Als je daar een formulier gebruikt, verwerken we:

• Meldingsformulier (foute informatie, verwijderingsverzoek of vraag): je naam, e-mailadres, bericht en technische gegevens (IP-adres, browser). We gebruiken dit enkel om je melding te behandelen.
• Interesse in online boeken: je e-mailadres, zodat we je kunnen verwittigen wanneer het salon online boekbaar wordt. Je IP-adres wordt daarbij enkel gehasht bewaard.
• Bezoekstatistieken: geaggregeerde paginastatistieken met gehashte bezoekers-identificatoren; die kunnen we niet naar jou als persoon herleiden.

Boek je via SalonFinder of de boekingspagina van een salon een afspraak, dan komt die afspraak tot stand bij het salon zelf. Voor die boekingsgegevens is het salon de verwerkingsverantwoordelijke en handelen wij als verwerker (zie 2.2).

2.6 Salonvermeldingen uit openbare bronnen (KBO)

SalonFinder toont basisvermeldingen van salons op basis van de open data van de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO), aangevuld met publiek beschikbare gegevens. Het gaat om: ondernemingsnaam (bij een eenmanszaak kan dat de naam van de ondernemer zijn), adres van de vestiging, activiteit, en waar beschikbaar telefoonnummer en website. Deze gegevens hebben we dus niet van de betrokkene zelf verkregen (informatie conform art. 14 AVG).

We verwerken deze gegevens op grond van ons gerechtvaardigd belang (art. 6.1(f) AVG): een volledige, vindbare gids van lokale salons aanbieden. Sta je vermeld en wil je je gegevens laten corrigeren of verwijderen, dan kan dat kosteloos via het meldingsformulier op je vermeldingspagina of via privacy@salonsolution.be. We voeren zo'n verzoek zo snel mogelijk en uiterlijk binnen 30 dagen uit.

3. Waarvoor gebruiken wij deze gegevens?

• Account aanmaken en beheren
• Reservaties en klantenbeheer mogelijk maken
• Facturatie en betalingen
• Communicatie (e-mail/SMS indien geactiveerd)
• Resultaten van onze online tools bezorgen (zoals de Salon Efficiëntie-Check), en met je toestemming opvolgmails met tips en aanbiedingen sturen
• De SalonFinder-gids aanbieden: salons vindbaar maken, meldingen over vermeldingen behandelen en je verwittigen wanneer een salon online boekbaar wordt
• Beveiliging, fraudepreventie en support
• Onderhoud en verbetering van de software
• Wettelijke verplichtingen

4. Rechtsgrond (AVG/GDPR)

• Uitvoering overeenkomst (leveren van de dienst)
• Wettelijke verplichting (bv. boekhouding)
• Gerechtvaardigd belang (beveiliging, verbetering, support)
• Toestemming (marketing, indien van toepassing)

5. Betalingen

Betalingen kunnen verlopen via externe providers (Stripe en Mollie). Wij bewaren geen volledige kaartgegevens. Deze providers kunnen als (zelfstandig) verwerkingsverantwoordelijke optreden voor betaalgegevens.

6. Cookies en vergelijkbare technieken

We gebruiken noodzakelijke cookies (sessie, beveiliging, jouw cookiekeuze) en first-party cookies om de herkomst van je bezoek te meten. Enkel met jouw toestemming plaatsen we daarnaast statistiekcookies (Google Analytics, Hotjar) en marketingcookies (Meta Pixel, LinkedIn Insight Tag). Een volledig overzicht met namen en bewaartermijnen vind je in ons Cookiebeleid, waar je je keuze ook op elk moment kan aanpassen.

7. Met wie delen wij gegevens?

Wij verkopen geen persoonsgegevens. We delen gegevens enkel wanneer dit nodig is voor onze dienstverlening, beveiliging of wanneer dit wettelijk verplicht is.

• Hosting & back-ups: Laravel Cloud (binnen de Europese Economische Ruimte)
• Transactionele en marketing e-mail: Postmark (verwerking mogelijk buiten de EER; passende waarborgen zoals SCC’s)
• SMS-communicatie: Twilio (verwerking mogelijk buiten de EER; passende waarborgen zoals SCC’s)
• Push notificaties: Google (Firebase Cloud Messaging) (verwerking mogelijk buiten de EER; passende waarborgen zoals SCC’s)
• Agenda-synchronisatie (optioneel, op verzoek van de gebruiker): Google Calendar (verwerking mogelijk buiten de EER; passende waarborgen zoals SCC’s)
• Reisafstand en reistijd bij afspraken aan huis (enkel bij gebruik van die functie): Google Maps (verwerking mogelijk buiten de EER; passende waarborgen zoals SCC’s)
• WhatsApp-berichten (enkel bij gebruik van de WhatsApp-receptionist): Meta (WhatsApp Business Platform) (verwerking mogelijk buiten de EER; passende waarborgen zoals SCC’s)
• AI-assistent en AI-ondersteunde marketingteksten (enkel bij gebruik van die functies): Anthropic (verwerking mogelijk buiten de EER; passende waarborgen zoals SCC’s)
• Nieuwsbriefinschrijvingen (enkel wanneer je je eigen account koppelt): Mailchimp (verwerking mogelijk buiten de EER; passende waarborgen zoals SCC’s)
• Opslag van bestanden en bijlagen: Cloudflare, via de objectopslag van Laravel Cloud (binnen de Europese Economische Ruimte)
• Betalingen: Stripe (verwerking mogelijk buiten de EER; passende waarborgen zoals SCC’s)
• Betalingen: Mollie (binnen de Europese Economische Ruimte)
• Websitestatistieken (enkel met jouw toestemming voor statistiekcookies): Google (Analytics 4, Tag Manager) en Hotjar (verwerking mogelijk buiten de EER; passende waarborgen zoals SCC’s)
• Advertentiemeting (enkel met jouw toestemming voor marketingcookies): Meta (Pixel en Conversions API) en LinkedIn (Insight Tag) (verwerking mogelijk buiten de EER; passende waarborgen zoals SCC’s)
• Overheden: wanneer wettelijk verplicht

7.1 Server-side conversiemeting (Meta Conversions API)

Heb je toestemming gegeven voor marketingcookies, dan kunnen we bij bepaalde acties op onze website (zoals een aanmelding of het aanvragen van een rapport) een conversie-event rechtstreeks vanaf onze server aan Meta doorgeven. Daarbij sturen we mee: je e-mailadres in gehashte vorm (SHA-256, voor Meta niet leesbaar als tekst), je IP-adres, je browsergegevens en de Meta-cookiewaarden (_fbp/_fbc). Dit dient uitsluitend om de effectiviteit van onze advertenties te meten. De rechtsgrond is je toestemming; zonder toestemming voor marketingcookies versturen we deze events niet. Je kan je toestemming op elk moment intrekken via de cookievoorkeuren in ons Cookiebeleid.

7.2 AI-functies (Anthropic)

Sommige functies van SalonSolution gebruiken artificiële intelligentie: de AI-assistent, AI-ondersteunde marketingteksten en de optionele WhatsApp-receptionist van een salon. Gebruik je zo'n functie, dan wordt de ingevoerde tekst (of, bij de WhatsApp-receptionist, het chatbericht dat je aan het salon stuurt) verwerkt door onze subverwerker Anthropic (verwerking mogelijk buiten de EER; passende waarborgen zoals SCC’s). Deze gegevens worden contractueel niet gebruikt om AI-modellen te trainen.

Chat je met de WhatsApp-receptionist van een salon, dan maakt die bij het begin van het gesprek duidelijk dat je met een AI-systeem communiceert; je kan op elk moment vragen om een medewerker van het salon, waarna het gesprek wordt overgedragen. De AI-functies nemen geen besluiten met rechtsgevolgen of vergelijkbaar aanzienlijke gevolgen in de zin van art. 22 AVG: een afspraak die via de receptionist wordt geboekt, kan je altijd bij het salon laten aanpassen of annuleren.

8. Bewaartermijnen

• Accountgegevens: zolang het account actief is
• Facturatie: minstens 7 jaar (wettelijk)
• Audit logs (acties van gebruikers): maximaal 90 dagen
• Public API logs: maximaal 30 dagen
• Applicatie- en foutlogs: maximaal 14 dagen
• Logs kunnen langer bewaard worden indien noodzakelijk voor een lopend beveiligings- of fraudeonderzoek.
• Databaseback-ups: dagelijks, maximaal 7 dagen, waarna ze automatisch worden overschreven of verwijderd
• Gegevens uit online tools (bv. de Salon Efficiëntie-Check): zolang als nodig voor de opvolging en als bewijs van je toestemming; je kunt op elk moment verwijdering vragen
• Meldingen via SalonFinder: zolang nodig om de melding te behandelen
• Interesse-meldingen op SalonFinder: tot het salon online boekbaar is en je verwittigd bent, of eerder op jouw verzoek
• Salonvermeldingen uit openbare bronnen: zolang de vermelding op SalonFinder staat; verwijdering op verzoek (zie 2.6)

9. Beveiliging

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen. Voorbeelden hiervan zijn:

• Versleutelde communicatie (HTTPS/TLS)
• Wachtwoorden worden gehasht (eenrichtingsversleuteling) opgeslagen
• Rol- en rechtenbeheer
• Logging/monitoring
• Dagelijkse databaseback-ups (max. 7 dagen)
• Elke Klant beschikt over een afzonderlijke database, waardoor gegevens technisch gescheiden zijn van andere klanten
• Persoonlijke adresgegevens worden versleuteld opgeslagen en zijn enkel toegankelijk voor geautoriseerde systemen en gebruikers

10. Jouw rechten

Je hebt recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking, bezwaar en dataportabiliteit. Contacteer ons via privacy@salonsolution.be.

11. Klachten

Je kan een klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit: gegevensbeschermingsautoriteit.be.

12. Contact

Vragen? Mail naar privacy@salonsolution.be.