Privacybeleid

1. Wie zijn wij?

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

We verwerken enkel persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het functioneren van onze diensten.

2.1 Gegevens die jij zelf verstrekt

• Naam en voornaam
• E-mailadres
• Telefoonnummer (optioneel)
• Bedrijfsgegevens (bv. salonnaam, adres, BTW-nummer)
• Inloggegevens (wachtwoorden worden versleuteld opgeslagen)
• Facturatiegegevens

2.2 Gegevens van klanten van onze klanten (verwerkersrol)

Als salon kan je gegevens van eindklanten verwerken in SalonSolution. In dat geval handelt S-Solutions doorgaans als verwerker en jij als verwerkingsverantwoordelijke. Meer info vind je in onze verwerkersovereenkomst (DPA).

• Naam van klanten
• Contactgegevens (e-mail, telefoon)
• Reservatie- en afspraakgegevens
• Notities (indien ingevoerd)
• Betalingsstatus (geen kaartgegevens)
• Adresgegevens (indien ingevoerd)

2.3 Automatisch verzamelde gegevens

• IP-adres
• Browser- en apparaatgegevens
• Datum en tijd van toegang
• Beveiligings- en foutlogs

3. Waarvoor gebruiken wij deze gegevens?

• Account aanmaken en beheren
• Reservaties en klantenbeheer mogelijk maken
• Facturatie en betalingen
• Communicatie (e-mail/SMS indien geactiveerd)
• Beveiliging, fraudepreventie en support
• Onderhoud en verbetering van de software
• Wettelijke verplichtingen

4. Rechtsgrond (AVG/GDPR)

• Uitvoering overeenkomst (leveren van de dienst)
• Wettelijke verplichting (bv. boekhouding)
• Gerechtvaardigd belang (beveiliging, verbetering, support)
• Toestemming (marketing, indien van toepassing)

5. Betalingen

Betalingen kunnen verlopen via externe providers (Stripe en Mollie). Wij bewaren geen volledige kaartgegevens. Deze providers kunnen als (zelfstandig) verwerkingsverantwoordelijke optreden voor betaalgegevens.

6. Cookies

We gebruiken functionele en beveiligingscookies. Meer info: Cookiebeleid.

7. Met wie delen wij gegevens?

Wij verkopen geen persoonsgegevens. We delen gegevens enkel wanneer dit nodig is voor onze dienstverlening, beveiliging of wanneer dit wettelijk verplicht is.

• Hosting & back-ups: Laravel Cloud (binnen de Europese Economische Ruimte)
• Transactionele e-mail: SendGrid (verwerking mogelijk buiten de EER; passende waarborgen zoals SCC’s)
• SMS-communicatie: Twilio (verwerking mogelijk buiten de EER; passende waarborgen zoals SCC’s)
• Betalingen: Stripe (verwerking mogelijk buiten de EER; passende waarborgen zoals SCC’s)
• Betalingen: Mollie (binnen de Europese Economische Ruimte)
• Overheden: wanneer wettelijk verplicht

8. Bewaartermijnen

• Accountgegevens: zolang het account actief is
• Facturatie: minstens 7 jaar (wettelijk)
• Logs: maximaal 12 maanden (tenzij nodig voor incidenten)
• Databaseback-ups: dagelijks, maximaal 7 dagen, waarna ze automatisch worden overschreven of verwijderd

9. Beveiliging

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen. Voorbeelden hiervan zijn:

• Versleutelde communicatie (HTTPS/TLS)
• Wachtwoorden worden versleuteld opgeslagen
• Rol- en rechtenbeheer
• Logging/monitoring
• Dagelijkse databaseback-ups (max. 7 dagen)
• Elke Klant beschikt over een afzonderlijke database, waardoor gegevens technisch gescheiden zijn van andere klanten
• Persoonlijke adresgegevens worden versleuteld opgeslagen en zijn enkel toegankelijk voor geautoriseerde systemen en gebruikers

10. Jouw rechten

Je hebt recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking, bezwaar en dataportabiliteit. Contacteer ons via steven@salonsolution.be.

11. Klachten

Je kan een klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit: gegevensbeschermingsautoriteit.be.

12. Contact

Vragen? Mail naar steven@salonsolution.be.