Gebruiksvoorwaarden

1. Definities

• Dienst: de SaaS-applicatie SalonSolution en bijhorende online diensten.
• Aanbieder / Wij: Schaerlaeken Steven, handelend onder de naam S-Solutions, Gijmelsesteenweg 437, 3201 Langdorp, België, btw BE 1031.344.283.
• Website: https://salonsolution.be
• Klant / Tenant: de onderneming die een account aanmaakt en een abonnement afneemt.
• Gebruiker: natuurlijke persoon met toegang tot de Tenant.
• Seat: één gebruikerslicentie (unieke login/toegang).
• Abonnement: gekozen plan (maandelijks/jaarlijks) inclusief functies en Seats.
• Klantgegevens: gegevens die de Klant of zijn Gebruikers invoeren of genereren in de Dienst.

2. Toepasselijkheid en aanvaarding

Deze Voorwaarden zijn van toepassing op elk gebruik van de Dienst. Door registratie, activatie van een abonnement, of gebruik van de Dienst verklaart de Klant zich akkoord met deze Voorwaarden. Afwijkingen zijn enkel geldig indien schriftelijk overeengekomen.

3. Professioneel gebruik (B2B)

De Dienst is uitsluitend bedoeld voor professionele gebruikers/ondernemingen. De Klant bevestigt te handelen in het kader van zijn beroepsactiviteit en niet als consument.

4. Account, toegang en Seats

De Klant beheert zelf zijn Tenant, gebruikers, rollen en toegangsrechten. Elke Gebruiker met toegang telt als één Seat, tenzij het gekozen plan anders bepaalt.

• Geen account sharing: accounts mogen niet gedeeld worden tussen personen.
• Seat-wijzigingen: extra Seats kunnen onmiddellijk ingaan en (pro rata) worden gefactureerd.
• Seat-verlaging: verlaging van Seats gaat doorgaans in bij de volgende facturatieperiode.
• Beveiliging: de Klant is verantwoordelijk voor sterke wachtwoorden en het intrekken van toegang bij personeelswijzigingen.

5. Abonnementen, prijzen en betaling

De commerciële voorwaarden (prijs, plan-inhoud, inbegrepen limieten) worden weergegeven in de Dienst en/of op de Website. Voor details, zie ook Appendix A.

6. Verboden handelingen

• Geen reverse engineering, decompilatie of poging tot het achterhalen van broncode (behalve waar wettelijk toegestaan).
• Geen scraping/automatische extractie buiten de voorziene functionaliteiten.
• Geen verstoring van de Dienst of security testing zonder toestemming.
• Geen invoer van onrechtmatige inhoud of gegevens zonder geldige rechtsgrond.

7. Eigendom en licentie

SalonSolution blijft eigendom van S-Solutions of haar licentiegevers. Wij verlenen de Klant een beperkte, niet-exclusieve, niet-overdraagbare licentie om de Dienst te gebruiken gedurende de looptijd van het abonnement.

Klantgegevens blijven eigendom van de Klant. De Klant verleent ons enkel het recht om Klantgegevens te verwerken om de Dienst te leveren, te beveiligen en te ondersteunen (zie DPA en Privacyverklaring).

8. Gegevensbescherming en beveiliging

De Dienst is multi-tenant: elke Tenant beschikt over een afzonderlijke database. We nemen passende beveiligingsmaatregelen, waaronder:

• HTTPS/TLS transportversleuteling.
• Wachtwoorden gehasht opgeslagen.
• Telefoonnummers en adresgegevens field-level versleuteld opgeslagen (Laravel encryptie).
• Rol- en rechtenbeheer en audit logging.

9. Beschikbaarheid, onderhoud en support

Wij streven naar hoge beschikbaarheid, maar garanderen geen ononderbroken of foutloze werking. Gepland onderhoud kan tijdelijk invloed hebben op beschikbaarheid.

10. Beëindiging, opschorting en data

Voor details over beëindiging, opschorting en non-payment flow, zie Appendix B. Deze flow geldt uniform voor zowel opgezegde/niet-verlengde abonnementen als abonnementen die stoppen door non-payment.

Na beëindiging kan de Klant nog tot 120 dagen na stopzetting heractiveren om verwijdering te voorkomen. Na definitieve verwijdering blijven wettelijk vereiste gegevens (o.a. facturen en minimale identificatiegegevens — zie B.4) bewaard.

11. Aansprakelijkheid

De Dienst wordt geleverd “as is”. Voor zover wettelijk toegestaan zijn wij niet aansprakelijk voor indirecte schade, gevolgschade, winstderving, omzetverlies, verlies van goodwill of verlies van data (tenzij veroorzaakt door opzet of zware fout).

Voor zover wettelijk toegestaan is onze totale aansprakelijkheid beperkt tot het bedrag betaald door de Klant voor de Dienst in de 12 maanden voorafgaand aan de gebeurtenis.

12. Overmacht

Wij zijn niet aansprakelijk voor vertraging of niet-nakoming door omstandigheden buiten onze redelijke controle (bv. storingen bij hostingproviders, internetuitval, veiligheidsincidenten, overheidsmaatregelen).

13. Wijzigingen

Wij kunnen de Dienst en deze Voorwaarden wijzigen. Materiële wijzigingen aan de Voorwaarden worden vooraf aangekondigd via de Website of per e-mail. Verder gebruik na inwerkingtreding geldt als aanvaarding.

14. Toepasselijk recht & bevoegde rechtbank

Op deze Voorwaarden is Belgisch recht van toepassing. Geschillen behoren tot de bevoegdheid van de rechtbanken van Leuven (België), tenzij dwingend recht anders bepaalt.

Appendix A — Plan, Pricing & Billing Rules

Deze appendix verduidelijkt de commerciële werking van SalonSolution (abonnementen, seats, trial, upgrades/downgrades). Bij conflict tussen deze Appendix en een individueel schriftelijk contract primeert dat contract.

A.1 Prijzen, btw en valuta

• Prijzen worden weergegeven in EUR, tenzij anders vermeld.
• Prijzen zijn in principe exclusief btw, tenzij expliciet anders vermeld.
• De Klant is verantwoordelijk voor de juistheid van zijn facturatiegegevens (bv. btw-nummer).

A.2 Facturatieperiode en vooruitbetaling

• Abonnementen worden vooraf gefactureerd per maand of per jaar (afhankelijk van plan/keuze).
• Toegang tot betalende functies kan afhankelijk zijn van succesvolle betaling (webhook-gebaseerde activatie).

A.3 Trial (proefperiode)

Indien een trial wordt aangeboden, geldt die enkel voor nieuwe klanten/tenants of zoals in de Dienst vermeld. Na het einde van de trial kan een betaalmethode nodig zijn om verder te gebruiken. Wij kunnen trials beperken om misbruik te voorkomen.

A.4 Seats en tellingsregels

• Een Seat is één unieke gebruiker met toegangsrechten tot de Tenant.
• Gebruikers die actief toegang hebben (ook al loggen ze niet in) kunnen meetellen als Seat.
• De Klant beheert Seats en verantwoordelijkheden (aanmaken, verwijderen, rollen).

A.5 Upgrades, downgrades en proration

• Upgrade: kan onmiddellijk ingaan; prijsverschil kan pro rata aangerekend worden.
• Downgrade: gaat doorgaans in op de volgende facturatieperiode; functies/limieten kunnen wijzigen.
• Bij downgrades is de Klant verantwoordelijk om limieten te respecteren (bv. seats, modules, opslag).

A.6 Betaalproviders

Betalingen verlopen via externe providers (bv. Stripe en/of Mollie). Deze providers verwerken betaalgegevens als eigen verwerkingsverantwoordelijke voor betaalinformatie. Wij ontvangen doorgaans enkel betaalstatussen en referenties.

A.7 Terugbetalingen

Tenzij dwingend recht anders bepaalt, worden vooruitbetaalde abonnementskosten in principe niet terugbetaald. Uitzonderingen kunnen schriftelijk worden overeengekomen of volgen uit onze facturatie- en refund policies.

Appendix B — Einde abonnement, Opschorting & Verwijdering (Flow)

Deze appendix beschrijft de flow wanneer een abonnement stopt — hetzij door opzegging, niet-verlengen, of langdurige non-payment. De exacte timing kan variëren door betaalprovider-dunning, weekends/feestdagen, of technische redenen. We hanteren onderstaande richttermijnen, geteld vanaf de datum waarop het abonnement effectief eindigt (dag 0).

Openstaande facturen: zolang er openstaande facturen bestaan, wordt de verwijdering opgeschort tot administratieve afhandeling.

B.1 Beëindiging door de Klant

De Klant kan een abonnement beëindigen via de voorziene accountinstellingen of via schriftelijke aanvraag, afhankelijk van het plan en de betalingsprovider-flow. Beëindiging gaat in op het einde van de lopende facturatieperiode, tenzij anders vermeld.

B.2 Beëindiging door Aanbieder

Wij kunnen de Dienst opschorten of beëindigen bij (i) langdurige non-payment, (ii) ernstige schending van deze Voorwaarden, (iii) illegaal gebruik, of (iv) veiligheidsrisico’s. In normale omstandigheden geven we vooraf redelijke kennisgeving.

B.3 Data na beëindiging

Na beëindiging van het abonnement kan data tot aan de definitieve verwijderingsdatum (Fase 5, ~120 dagen) worden hersteld via heractivatie. Aparte export is mogelijk via de daartoe voorziene functies in de applicatie. Back-ups kunnen nog gedurende een beperkte retentieperiode bestaan en worden daarna overschreven/verwijderd.

B.4 Minimale retentie voor boekhouding

Na definitieve verwijdering (Fase 5) bewaren wij minimaal de volgende gegevens, uitsluitend om te voldoen aan wettelijke verplichtingen (o.a. boekhouding, btw-audit en de bewaarplicht uit art. 60 W.Btw / art. III.86 WER):

• Bedrijfsnaam en btw-nummer van de Klant.
• Een referentie naar het facturatiesysteem (bv. Stripe customer ID) zodat facturen traceerbaar blijven.
• Uitgereikte facturen zelf blijven bewaard bij onze betaalprovider (Stripe) en via het e-facturatiekanaal (Peppol, waar van toepassing), niet binnen de verwijderde Tenant-database.
• Audit-logs van statuswijzigingen en verwijdering.

Deze retentie is in lijn met AVG/GDPR art. 6.1(c) (verwerking noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting) en art. 17.3(b) (uitzondering op het recht op wissing). Andere persoonsgegevens (afspraken, klantenbestand, medewerkers, agenda, diensten, marketplace-gegevens en configuratie) worden niet bewaard.

Bedrijfsgegevens

Schaerlaeken Steven, handelend onder de naam S-Solutions
Gijmelsesteenweg 437, 3201 Langdorp, België
Ondernemingsnummer / btw: BE 1031.344.283
Contact: legal@salonsolution.be • Privacy: privacy@salonsolution.be