Schoonheidssalon software voor afspraken, klantfiches en kassa.

Online boeken met regels die jij zet, niet Google

Klanten 24/7 laten boeken is makkelijk. Ze laten boeken zónder dat je agenda onwerkbaar wordt is het echte werk. Je bepaalt zelf hoe ver vooruit er geboekt mag worden, hoe laat je nog nieuwe boekingen aanvaardt, tot wanneer een klant zelf mag verplaatsen en welke behandelingen überhaupt online boekbaar zijn.

Nieuwe klanten kan je andere regels geven dan vaste klanten, bijvoorbeeld door bij bepaalde behandelingen een voorschot te vragen.

Behandelingen met voorbereidings- en natijd

Een behandeling van vijftig minuten is zelden vijftig minuten in je agenda. Er is opzet, er is inwerktijd waarin je eigenlijk vrij bent, er is opruimen. Je kan een dienst opsplitsen in fases, zodat het systeem tijdens een pauzemoment in de ene behandeling een andere klant kan inplannen.

Dat is het verschil tussen een agenda die vol staat en een agenda die effectief rendeert.

De klantfiche: notities, voorkeuren en contra-indicaties

Wat je over een klant weet zit vandaag waarschijnlijk in drie plaatsen: je hoofd, een kaartenbak en een WhatsApp-gesprek. Op de fiche staat de volledige behandelhistoriek, plus je eigen notities over allergieën, gevoeligheden en wat de vorige keer goed of net niet werkte.

Als je met meerdere medewerkers werkt, is dat het verschil tussen een klant die zich herkend voelt en een klant die alles opnieuw moet uitleggen aan iemand anders.

Meerdere medewerkers, verschillende rechten

Niet iedereen hoeft je omzetcijfers te zien. Je geeft medewerkers toegang tot wat ze nodig hebben: hun eigen agenda en klanten, of ook de kassa en de rapporten. Roosters, verlof en beschikbaarheden zitten in hetzelfde systeem, zodat het online boeken automatisch rekening houdt met wie er die dag effectief staat.

Waar het meestal misloopt bij een overstap

Reken op een halve dag tot een dag werk in de eerste week: je diensten met de juiste duurtijden ingeven, je openingsuren en pauzes zetten, je klantenbestand overzetten. Hoeveel het precies is hangt af van hoe groot je salon is, en het overzetten van je bestaande klanten doen wij mee.

Salons die halverwege stoppen, zijn bijna altijd salons die hun diensten te grof hebben ingegeven. Als elke behandeling "30 minuten" is terwijl de ene 20 en de andere 55 duurt, loopt je agenda scheef en krijg je de schuld daarvan aan de software. Neem die eerste instelling serieus, de rest volgt vanzelf.

Wat dit niet is

Geen boekhoudprogramma en geen webshop. Voor de kassa- en betalingskant is er een aparte pagina over het kassasysteem voor schoonheidssalons, want dat verhaal is uitgebreid genoeg op zich.